افراد مجاز به حق امضا در شرکت، افرادی هستند که در جلسه ی هیئت مدیره برای این سمت تعیین شده اند و حق امضا کردن چک ها و سفته ها و قراردادها و اوراق بهادار و اوراق عادی و اداری را دارند. حق امضا مجاز شرکت را می تواند یک یا چند نفر داشته باشد.

حق امضا مجاز در شرکت دارای دو بخش است: چک سفته برات قراردادها و عقود اسلامی و دیگری اوراق عادی و اداری. در اعطای حق امضا مجاز شرکت می توان صاحبان حق امضا اوراق عادی و اداری را از صاحبان حق امضا اوراق تعهد آور جدا کرد و کلیه ی تعهدات را تنها به یک نفر واگذار نکرد. اعضای هیئت مدیره می توانند در دو بخش، حق امضا شرکت را به یک نفر بدهند و یا در هر بخش، یک نفر این حق را داشته باشد. حتی این امکان وجود دارد که در یک بخش و یا دو بخش حق امضا برای دو نفر باشد که متفقاً امضا کنند.

مسئول دارنده حق امضا مجاز می تواند از بین اعضای هیات مدیره (که باید خارج از شرکا باشد)، سهامداران، شخصی که هم سهامدار و هم عضو هیات مدیره است و یا اینکه نماینده اشخاص حقوقی که به عنوان سهامدار یک شرکت دیگر هستند انتخاب گردد.

“مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیات مدیره به او تفویض شده است، نماینده شرکت محسوب است و حق امضاء دارد”. معمولاً اوراق عادی و نامه های شرکت به امضای مدیر عامل می رسد ولی کلیه چک ها و قراردادها و اسناد و اوراقی که برای شرکت ایجاد تعهد می کند،به وسیله مدیر عامل و صاحب یا صاحبان امضای مجاز دیگر، امضا می شود.
بعد از ثبت شرکت اعضای هیئت مدیره می توانند با تنظیم صورتجلسه ای مبنی بر تغییر حق امضا شرکت این مسئولیت را به فرد دیگری ار اعضا بسپارند و یا برای تمدید این حق اقدام به تنظیم صورتجلسه کنند. تنظیم ثبت تغییر حق امضا شرکت به صورت تنظیم صورتجلسه در مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده و یا هیات مدیره شرکت امکان پذیر است.